Hekiminiz, görüşmenizin notunu yazmak için Asternoos adlı bir yapay zeka destekli dokümantasyon aracı kullanmak istiyor. Bu metin, ne olacağını ve haklarınızı açıklar. Okumak birkaç dakikanızı alır.
Kaydı reddedebilirsiniz. Reddetmeniz alacağınız tıbbi bakımı hiçbir şekilde etkilemez. Hekiminiz notu her zamanki gibi elle yazar.
1. Verilerinizi kim işliyor
Veri sorumlusu, sizi muayene eden hekim veya bağlı olduğu klinik ya da hastanedir. Verilerinizle ne yapılacağına o karar verir.
Asternoos yalnızca veri işleyendir. Yani hekiminizin talimatıyla, sadece klinik notunuzu üretmek için teknik hizmeti sağlarız. Verilerinizi kendi amaçlarımız için kullanmayız.
2. Ne olacak
- Onay verirseniz, görüşmenizin sesi kaydedilir.
- Ses güvenli bağlantıyla sunuculara yüklenir ve yapay zeka ile yazıya dökülür.
- Yazıya dökülen metin, yapay zeka tarafından yapılandırılmış bir klinik not taslağına dönüştürülür.
- Hekiminiz taslağı okur, düzeltir ve onaylar. Nihai nottan hekiminiz sorumludur.
3. Hangi verileriniz işlenir
- Görüşme sırasındaki sesiniz ve konuşmanızın içeriği.
- Şikâyetiniz, öykünüz, muayene bulgularınız, tanı ve tedavi bilgileriniz gibi sağlık verileriniz.
- Hekiminizin kaydettiği ad veya hasta numarası gibi kimlik bilgileriniz.
- Hekiminiz yüklerse laboratuvar sonuçlarınız veya tıbbi görselleriniz.
Sağlık verileri, KVKK m.6 uyarınca özel nitelikli kişisel veridir ve işlenmesi kural olarak açık rızanızı gerektirir.
4. Neden işleniyor
Tek amaç, muayenenizin doğru ve eksiksiz bir tıbbi kaydını oluşturmaktır. Verileriniz reklam, pazarlama, profilleme veya satış için kullanılmaz ve hiç kimseye satılmaz.
5. Yapay zeka modellerinin eğitiminde kullanılmaz
Sesiniz, konuşmanızın metni ve klinik notunuz, yapay zeka modellerini eğitmek veya geliştirmek için kullanılmaz. Bu, hizmet sağlayıcılarımızla yaptığımız sözleşmelerle de güvence altındadır.
6. Kimler görebilir
- Sizi muayene eden hekim ve yetkilendirdiği sağlık personeli.
- Hizmeti teknik olarak sağlayan şirketler: bulut altyapısı için Amazon Web Services, konuşmayı metne çevirmek ve not taslağı üretmek için OpenAI, belge okuma için Google. Bunlar veriyi yalnızca sonucu döndürmek için işler.
- Tam liste: Alt İşleyenler sayfası.
Asternoos personeli, olağan işleyişte görüşme içeriğinize erişmez.
7. Yurt dışına aktarım
Sunucularımız Avrupa Birliği'nde (Almanya, Frankfurt) bulunur. Yapay zeka sağlayıcıları veriyi Amerika Birleşik Devletleri'nde de işleyebilir. Bu, KVKK anlamında yurt dışına aktarımdır ve KVKK m.9'da öngörülen güvenceler ile aktarımda ve depolamada şifreleme gibi teknik önlemlerle yapılır. Açık rıza verdiğinizde bu aktarıma da onay vermiş olursunuz.
8. Ne kadar süre saklanır
- Ses kaydı varsayılan olarak 7 gün sonra otomatik silinir. Hekiminiz veya kliniği daha kısa bir süre belirleyebilir ya da tıbbi bir gerekçeyle saklamayı seçebilir.
- Metin ve klinik not, tıbbi kaydınızın parçasıdır ve hekiminizin ya da kurumun mevzuattan doğan saklama yükümlülüğü süresince tutulur.
- Güvenlik amaçlı erişim kayıtları en fazla 12 ay saklanır.
9. Haklarınız (KVKK m.11)
- Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve bilgi talep etme.
- İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
- Yurt içinde veya yurt dışında verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme.
- Silinmesini veya yok edilmesini isteme.
- Düzeltme ve silme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
- Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme.
- Hukuka aykırı işleme nedeniyle zarara uğrarsanız zararın giderilmesini talep etme.
- Açık rızanızı dilediğiniz zaman geri alma. Geri aldığınızda ileriye dönük işleme durur.
10. Nasıl başvurabilirsiniz
Haklarınızı kullanmak için önce hekiminize veya başvurduğunuz sağlık kuruluşuna yazılı olarak başvurun; veri sorumlusu onlardır ve talebinizi 30 gün içinde yanıtlamakla yükümlüdürler. Kimliğinizi doğrulamaları gerekir.
Asternoos olarak, hekiminizin veya kurumun bu talepleri karşılamasına — verilerinizi bulma, dışa aktarma, düzeltme veya silme dahil — teknik destek veririz. Bize privacy@asternoos.com adresinden ulaşabilirsiniz; ancak kimliğinizi doğrulanmamış bir kişiye hasta bilgisi açıklamayız.
Sonuçtan memnun kalmazsanız Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na şikâyette bulunabilirsiniz.
11. Bilmeniz gereken diğer noktalar
- Yapay zeka teşhis koymaz ve tedavi önermez. Yalnızca söylenenleri yazıya döker ve düzenler. Ayrıntı için Yapay Zeka Bildirimi.
- Hekiminizden, gereksiz kimlik bilgilerinizi (T.C. kimlik numarası, açık adres gibi) dikte etmemesini isteyebilirsiniz.
- Kayıt sırasında istediğiniz an durdurulmasını isteyebilirsiniz.
12. İletişim
Veri sorumlusu: muayene olduğunuz hekim veya sağlık kuruluşu.
Veri işleyen: Asternoos — privacy@asternoos.com
Hekimler için: bu metni hastanıza QR kod veya bağlantı yoluyla gösterebilirsiniz. Aydınlatma metni açık rızanın yerine geçmez; kayıt ve yapay zeka ile işleme için ayrıca sözlü veya yazılı açık rıza almanız gerekir. Sürüm numarasını ve tarihi rıza kaydınıza işleyin.
Your doctor would like to use Asternoos, an AI-assisted documentation tool, to write the note for your consultation. This page explains what will happen and what your rights are.
You can refuse the recording. Refusing will not affect the medical care you receive in any way. Your doctor will simply write the note manually as usual.
1. Who processes your data
The data controller is the doctor treating you, or the clinic or hospital they work for. They decide what happens to your data.
Asternoos is only a data processor. We provide the technical service on your doctor's instruction, solely to produce your clinical note. We do not use your data for our own purposes.
2. What will happen
- If you consent, the audio of your consultation is recorded.
- The audio is uploaded over a secure connection and transcribed by AI.
- The transcript is turned into a structured draft clinical note by AI.
- Your doctor reads, corrects, and approves the draft. Your doctor is responsible for the final note.
3. What data is processed
- Your voice and the content of what you say during the consultation.
- Your health data: complaint, history, examination findings, diagnosis, and treatment.
- Identifying details your doctor records, such as your name or a patient number.
- Lab results or medical images, if your doctor uploads them.
Health data is a special category of personal data under KVKK Art. 6 and GDPR Art. 9, and processing it generally requires your explicit consent.
4. Why it is processed
The only purpose is to create an accurate and complete medical record of your consultation. Your data is not used for advertising, marketing, profiling, or sales, and is never sold.
5. It is not used to train AI models
Your audio, your transcript, and your clinical note are not used to train or improve AI models. This is guaranteed by our contracts with our service providers.
6. Who can see it
- The doctor treating you and the healthcare staff they authorise.
- The companies that provide the technical service: Amazon Web Services for cloud infrastructure, OpenAI for transcription and note drafting, and Google for reading documents. They process the data only to return a result.
- The full list is on our Subprocessors page.
Asternoos staff do not access the content of your consultation in normal operation.
7. International transfers
Our servers are in the European Union (Frankfurt, Germany). AI providers may also process data in the United States. Under Turkish law this is an international transfer, carried out using the safeguards in KVKK Art. 9 together with technical measures such as encryption in transit and at rest. When you give explicit consent, you also consent to this transfer.
8. How long it is kept
- The audio recording is deleted automatically after 7 days by default. Your doctor or clinic may set a shorter period, or choose to keep it for a medical reason.
- The transcript and clinical note form part of your medical record and are kept for as long as your doctor or institution is legally required to retain records.
- Security access logs are kept for up to 12 months.
9. Your rights (KVKK Art. 11, GDPR Chapter III)
- Learn whether your personal data is processed and request information about it.
- Learn the purpose of processing and whether it is used in line with that purpose.
- Know the third parties, in Türkiye or abroad, to whom your data is transferred.
- Have incomplete or inaccurate data corrected.
- Request erasure or destruction of your data.
- Require that corrections and deletions are notified to third parties who received the data.
- Object to a result reached solely by automated analysis that adversely affects you.
- Claim compensation for damage caused by unlawful processing.
- Withdraw your consent at any time. Processing then stops going forward.
10. How to make a request
To exercise your rights, contact your doctor or the healthcare institution in writing first; they are the data controller and must respond within 30 days. They will need to verify your identity.
Asternoos provides technical support to your doctor or institution in fulfilling these requests, including locating, exporting, correcting, or deleting your data. You can reach us at privacy@asternoos.com, though we will not disclose patient information to anyone whose identity has not been verified.
If you are not satisfied with the outcome, you may complain to the Turkish Personal Data Protection Authority or your local supervisory authority.
11. Other things to know
- The AI does not diagnose or recommend treatment. It only transcribes and organises what was said. See the AI Disclaimer.
- You can ask your doctor not to dictate unnecessary identifying details such as your national ID number or full address.
- You can ask for the recording to be stopped at any point.
12. Contact
Data controller: the doctor or healthcare institution treating you.
Data processor: Asternoos — privacy@asternoos.com
For clinicians: you can show this notice to your patient via a QR code or link. An information notice is not the same as consent — you must separately obtain verbal or written explicit consent for recording and AI processing. Record the version number and date shown above in your consent record.
